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企业档案管理的一般知识
时间:2019-04-14 07:51:43  来源:本站  作者:

  企业档案管理的一般知识 内容 一、什么是档案 二、档案工作的主要内容及特点 三、档案的收集 四、档案的整理 五、档案的保管 六、档案的利用 七、档案的鉴定 一、什么是档案 1、档案的概念 档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰 的、确定的、具有保存价值的固化信息。 1) 档案的形成者:党政机关、社会团体、企事业单位以及 我们每一个人都能成为档案的形成者; 2) 档案反映的内容:社会生活的方方面面都能在档案中得 到记录; 3) 档案种类和形式:我们经常看到的、工程图纸、 印章、照片、录音录像材料以及新兴的电子文件等等,都是档案 的载体; 4) 档案的本质属性:档案具有历史再现性、知识性、信息性、 政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点; 5) 档案的作用:概括地讲,档案有两方面的作用,一是凭 证作用;二是参考作用。 一、什么是档案 2、国际档案日 联合国教科文组织 (UNESCO)下设的国际档 案理事会(ICA)于2008年 起将每年的6月9日定为国际 档案日。 2013年,中国国家档案 局决定自2013年开始,将每 年的国际档案日作为档案部 门的宣传活动日。 一、什么是档案 3、什么是企业档案 根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》,档案是指 各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成 的,具有查考利用价值的,并且经过专门保管机构整理后集中保 管的各种载体的原始记录。档案是各单位资产的重要组成部分, 档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。 二、档案工作的主要内容及特点 1、档案工作的内容: 档案工作涵盖了档案从产 生到归档以及鉴定销毁全过程 的管理,主要内容包括:档案 的收集、整理、鉴定、保管、 信息化、保密、统计、编研和 提供利用等工作。 二、档案工作的主要内容及特点 2、档案工作的特点: ? 政治性——档案具有阶级属性。 ? 服务性——管好档案是为了供他人更 好地利用。 ? 专业性——档案工作是一项专业化极 强的工作。 ? 制度化、规范化——档案工作有一套 完整的制度体系,工作中的每个细节都 有章可循,且必须严格执行。 二、档案工作的主要内容及特点 3、档案工作的基本原则: ? 谁产生,谁整理,谁审核。 ? 档案必须做到齐全、完整、准确、系统。 ? 在信息化的条件下,档案要“轻整理,重著录”。 ? 档案在归档时,纸质版及其电子版必须同时归档。 三、档案的收集 1、档案的分类: 档案实行分类管理,不同的档案有不同的管理要求。 档案的分类方法很多,中国石油将档案分为以下几大类: 1)管理类档案 3)科学技术研究类档案 5)设备仪器类档案 7)职工类档案 9)金融类档案 2)产品类档案 4)建设项目类档案 6)会计类档案、 8)油气勘探开发类档案 10)声像类档案 11)实物类档案 12)资料 三、档案的收集 2、归档范围: 归档范围就是要明确哪些东西必须作为档案进行 收集归档。不同类别的档案归档范围不同(见附件: 《档案管理手册》——各类档案归档范围及保管期限 表)。 三、档案的收集 3、归档范围确认制: 对于一个单位或部门(归档单位)而 言,哪些资料需要收集归档呢?这就需要该 单位或部门对照上述相关的《归档范围及保 管期限表》,结合自身实际情况,筛选出本 单位或部门必须归档的内容,列出清单交由 档案部门审核。经过确认后的《归档清单》 就是本单位或部门当年或近期需要收集和整 理的档案。 归档单位将档案收集齐全并整理后,在 规定的时间内向档案管理部门移交。 四、档案的整理 档案整理工作分两个阶段: 一是归档单位的收集整理阶段, 二是归档移交后档案部门的入库整理阶段。 四、档案的整理 归档单位收集整理工作包括:组卷(件)、装订、编写页码、著 录档案信息、电子附件挂接、编目等。 ? 组卷:按照档案之间的相互关系,将同一事物的档案文件组合在一起。 ? 装订:组好的卷(件)要装订起来,最终保持A4幅面大小,超出幅面 的需要折叠。装订材料必须符合档案要求,装订不可遮蔽档案内容。 ? 编写页码:卷(件)内所有纸张上的页码必须是连续、唯一的。 ? 著录:将档案的重要信息录入到特定格式的电子表格或直接录入到档 案系统中。这些重要信息包括:题名、责任者、页号、日期、密级、保 密期限、保管期限、主题词等等。其中的重点是密级、保密期限和保管 期限这几个著录项,这些著录项是需要归档单位参照相关标准,仔细斟 酌而定的。 ? 电子附件挂接:将电子版档案的存储路径与实体档案进行关联。 ? 编目:将一卷(件)档案所包含的全部内容记录在标准表格里并打印 出来。 四、档案的整理 档案部门的整理工作包括: ? 生成档号 ? 打印档号条形码并粘贴在档案上 ? 装盒 ? 打印盒内目录 ? 打印脊背并粘贴在档案盒上 ? 入库摆放 ? 录入库架信息等 五、档案的保管 ? 存放档案的装具要满足要求,档案的排列顺序要符合规范。 ? 档案的保管要符合“八防”要求:防火、防盗、防水、防光、 防尘、防污染、防有害生物以及控制温湿度等。 ? 库房的温度应控制在14~24℃,湿度在45%~60%之间。需记录 每天的温湿度。 ? 库房原则上不容许非档案人员进入。 六、档案的利用 ? 对档案的利用包括:查阅、借阅、复印、抄录、拷贝等。 ? 借阅非涉密档案,经本部门领导签字便可借阅。 ? 借阅涉密档案,须经本部门领导、档案形成单位领导、档案部 门领导签字后,才可借阅。 ? 档案利用者须遵守相关规定,保护好档案,同时注重保密。 ? 借出的档案应在7日内归还。 七、档案的鉴定 对于超过保管期限或需要调整密级的档案,由档案 部门列出档案清册,提出鉴定申请,报主管领导审批。 申请批准后,成立由归档单位业务人员与档案人员 组成的鉴定小组进行鉴定。鉴定小组出具鉴定报告, 内容包括延期保管、销毁、调整密级等意见,报告须 报公司鉴定委员会


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