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公司档案管理办法PPT
时间:2019-04-11 09:23:31  来源:本站  作者:

  公司档案管理办法PPT_制度/规范_工作范文_实用文档。 ? 为了加强公司档案收集和整理工作,有效地保 护和利用档案,充分发挥档案在公司发展中的作 用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业文 件材料归档范围和保管期限规定》结合我公司实 际情况,特制定本办

  ? 为了加强公司档案收集和整理工作,有效地保 护和利用档案,充分发挥档案在公司发展中的作 用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业文 件材料归档范围和保管期限规定》结合我公司实 际情况,特制定本办法。请各部室根据此意见参 考执行并归档进件。 ? ? ? ? ? 1、各部门在日常工作中设有专人负责本部门文件材 料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作。 2、坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形 成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于次年 移交档案后利用和归档。 3、移交档案室案卷做到页号编写准确,案卷目录清 楚,案卷标题简明扼要。 4、档案室设专人保管好本公司归档的案卷,注意文 件材料的安全和保密。 5、档案室及时对各部门移交的档案进行分类、整理、 并编制检索工具,能应要求快速、准确地查询所需 档案。 公司档案归档范围 主要参照附件:《企业文件材料归档范围和保管期 限规定》做为指导依据;结合本公司在各项工作中 形成的具有保存价值的,或者相关政府部门下发的 与本公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书 信、会议、合同、图纸、登记表、名册、奖品、影 像音资料等)都在归档范围。 凡公司收、发的文件,由相关人员收集、整理、 编目、组卷,交由档案专管员归档。 ? 1、归档原则遵循文件的自然形成规律,保持文 件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,适 应新技术应用的需要,便于保管和利用。按照归 档范围的规定,凡应归档的文件必须齐全完整。 ? 2、归档整理程序以件为归档单位,逐件整理归 档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的 步骤进行。 3、档案的分类 ? 1)按年度分类; ? 2)按部门内容分类; ? 3)按保管期限逐级进行分类。 由文件的形成日期决定该份文件的归档年度,即文 件的归档年度可与文件内容所针对的年度不一致。 4、档案的排列 ? 先将归档文件材料按保管期限分开,同一保管期 限的文件材料,按类别分别组卷后,再按照时间 先后排列,并且尽可能将关系密切(如同一次活 动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料 排列在一起。 5、档案的装订 ? 1去掉原来文件上会生锈的金属物(订书钉、曲 别针),用细棉线或其它对纸张无损害的粘合剂 重新将文件订(粘)合。装订时正本在前,定稿 在后;复文在前,来文在后;批复在前,请示在 后。 ? 2凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4纸规格进 行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要托裱在 A4纸之上。 ? ? ? 6、档案的编号 6.1在每件档案首页右上方的空白处加盖档号章 (统一从档案室领取),并填写有关栏目的内容。 6.2档号章的项目及填写内容:类别号:文书档 案的类别号为A。期限:即保管期限,分三类, 填写“永久”或“长期”“短期”。年度:该份 档案实际形成的年度,以四位阿拉伯数字标公元 纪年。机构:不分机构可不填。件号:以年度为 界线,档案在同一保管期限中的排列顺序号;同 一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号, 件号不得重复。 ? ? 工程档案的归档。 当单项工程已完成,取得档案预验收合格证后, 由项目经办人员牵头,负责将该项目形成的、 经城建档案馆审核完毕、符合归档要求全部工 程文件、影像资料,送交办公室档案室专管员 归档。 进件人员编制进件明细办理归档,交接清楚, 收件人审核完毕,双方签名确认。 ? ? 档案的利用和统计 档案必须分门别类进行系统整理,严格按照其自 然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、 排列、上架、入柜,按照档案类别的编号及排列 顺序,建立档案管理台帐以便随时查阅。 认真做好档案统计工作。对档案的收进、调借、 利用、整理、鉴定、保管等情况要严格登记,所 有统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。 ? ? ? 借阅档案的必须严格按照档案借阅制度办理手续, 限期使用,按期返还,返还档案要认真检查核对, 发现问题及时追查。 调阅档案人如需外借档案,需在借阅登记表上 签字、注明归还时间,并经有权签字人审批,并 需有综合办负责人批签后方可借出。到期后,由 办公室负责催还。 ? ? 档案的保护 档案必须用科学的方法保管和保护,最大限度地 延长档案的使用寿命。 ? ? 档案库房要防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防 鼠、防高温、防日光直射、防污染,室内严禁吸 烟,不得存放易燃、易爆和其它有害物品。 每年要进行一次全面、彻底的清查整理工作, 做到帐、物相符,对破损、字迹褪色和载体变质 的档案及时修补和复制。


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