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人事档案管理制度及相关表格
时间:2019-01-19 00:48:24  来源:本站  作者:

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  LOGO xxxx 有限公司 本页为著作的封面,下载以后可以删除本页! 【最新资料 内 部 Word 版 可自由编辑! ! 】 平 急 L O G O 上 海 中 技 桩 业 股 份 有 限 公 司 文 件 XXXX【人】字(2012)第 23 号 1 签发人:XXX LOGO xxxx 有限公司 关于 XXXX 人事档案管理的通知 各公司: 为规范 XXXX 人事档案管理,保证人事资料的完整性与准确性,现将有 关事项通知如下: 一、电子档案管理 1.电子信息录入:档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职 返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入,部分暂未 收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入 EAS 人事系统。 2.电子信息更新:员工个人信息发生变动时,需及时对其电子信息进 行更新。 二、纸质资料管理 (一)收集 档案管理员在收集人事档案资料时,要仔细核对资料信息,保证资料 完整、真实、有效,资料收集齐全后须及时整理归档。 (二)整理 1.人事档案分类 人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案 资料三大类;其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料,离 职档案资料是员工离职时需要办理的资料。 (1)基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括:实习期资料(校园招聘大学生) 、 入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件(书)资料共五类; 员工基本档案资料主要包括:入职基本资料、试用期资料、转正资料、 证件(书)资料共四类; (2)其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料, 这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 2 LOGO xxxx 有限公司 ②其他档案资料分类 累积类资料:是指不可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料 需要累积存入人事档案中; 更新类资料:是指可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料仅 需用新版替代旧版存入人事档案中即可(旧版抽出,新版存入) 。 ③管理人员其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)总结资 料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动 交接资料共四类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协 议、廉洁协议资料、体检资料共两类。 员工其他档案资料(累积类)主要包括:培训(学习)资料、调动交 接资料两类;其他档案资料(更新类)主要包括:劳动合同及保密协议资 料、廉洁协议资料、体检资料两类。 (3)离职档案资料 离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。 三、档案组卷、存放规定 1.有条件的单位应当设立专用的档案室,办公条件不足以设立档案室 的,应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统,重要档案 要专柜存放。 2.每位员工的人事资料使用人事档案袋,档案袋一面贴上《基本档案 目录》并注明档案内的资料,必要时可统一使用(长)32cm×(宽)6cm× (高)22cm 的档案盒存储档案。 3.档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4.档案盒内首页应当设置档案索引表。 5.根据《制度》有关档案分类的规定,设置档案盒。档案子类别、文 件数量较多的情况下,应当设立档案分类分文件夹。 6.归档的文件材料,必须用统一的报告纸、拟稿纸书写,一律使用碳 素墨水、蓝黑墨水,禁止使用圆珠笔或铅笔。 五、管理原则 3 LOGO xxxx 有限公司 1.行政人事部设立档案管理员,对人事档案进行统一管理,原则上管 理人员档案资料终身保存,


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