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档案数字化
时间:2019-01-14 04:01:36  来源:本站  作者:

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  档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。

  档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。

  档案数字化是数字档案建设最基础的工作,传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式,通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案,为迎接档案信息服务新环境的挑战,提高管理水平、提高效率,增强档案业务部门的服务水平,为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

  档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源,其重要性正日益凸显出来,逐步掌握信息技术为档案工作服务,为社会主义经济建设服务,为社会主义精神文明建设服务。

  过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

  数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。以组织部门为例,干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息,为领导决策提供服务。与此同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

  将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。

  数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新,能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理,并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程,经过系统管理员的授权,单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案,外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案,也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后,可以大大提高工作效率,提升工作服务的水平和质量,实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。

  从档案实体库提卷后,首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料,然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理,校对档案目录、核对电子材料,完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核,确认无误后,完成档案装订还原,对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中,各环节相互配合,协同操作,以流水线方式完成信息的采集、审核工作。

  以组织系统专用资源网为网络基础,采用B/S(浏览器/服务器)模式架构,在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式,完成阅档授权;阅档过程进行详细的日志记录;信息采用加密信道传输等多种方式,使系统运行更加安全可靠。

  档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术,推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。

  档案管理系统企业版支持集中式、分布式部署和存储,集中或分级管理模式。对于网络条件比较好的集团企业,推荐使用集中式部署模式,即采用总部集中建设模式,基于企业内部网络,将档案信息资源集中存放在总部,如下图所示。通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理,在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用,形成总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。

  为系统功能提供基础性的应用服务,如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。

  为档案管理机构提供档案管理的平台,包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。

  为档案利用者提供信息服务的平台,包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。

  实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数,包括服务器集群、存储系统(支持分布式和集中式)、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。

  接口包括了两个部分,一部分是本系统与其它系统集成的接口,一般包括了与OA系统等系统的集成接口;另一个接口是指系统提供二次开发的接口,系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。


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